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Mit cytric führen Benutzer Buchungen von Flug, Hotel, Mietwagen und Bahn direkt im System durch, welches sie über das Internet erreichen. In der Regel ist cytric in das unternehmenseigene Intranet eingebunden. cytric ist direkt mit einem oder mehreren GDS verbunden, welche von dem Partner Reisebüro verwendet werden (Abacus, Amadeus, Sabre und/oder Travelport). Buchungen werden direkt in diesen GDS kreiert. Die erstellten PNRs laufen automatisch in den Queues des Partner Reisebüros auf. Das Fulfillment und die Abrechnung bleiben weiterhin bei dem Partner Reisebüro, da das gesamte Reisevolumen des Unternehmens hier aufläuft, unabhängig davon, ob Buchungen online über cytric generiert werden oder offline über Telefon, Fax oder e-Mail.
Wie cytric funktioniert und was das System macht
Das cytric System könnte man als einen Mittler zwischen dem Benutzer und dem GDS beschreiben. Der Travel Manager definiert das Set Up des Systems. Drei wichtige Arten von cytric Benutzern müssen nach unterschiedlichen Kriterien untersucht werden:
| • | Der Reisende (wenn seine Reisen nicht von einem Travel Arranger organisiert werden) steigt über das cytric Personal Portal™ in das System ein, das ihm die Möglichkeit bietet, Flüge, Hotels, Mietwagen und je nach Verfügbarkeit Bahnreisen zu buchen. Es bietet allerdings noch zahlreiche weitere Informationen: Der Benutzer kann sich die Wettervorhersage eines Zielgebietes ansehen und es werden Währungsinformationen oder Straßenkarten bereitgestellt. Alle aktiven Buchungen werden außerdem zur direkten Information, Umbuchung und Stornierung dargestellt. Schließlich besteht direkter Zugang zu den Einstellungen des Benutzerprofils. Dort sind Einstellungen bezüglich persönlicher Präferenzen (Anbieter allgemein oder Sitzplatz Präferenzen im Speziellen) gespeichert, die auch Informationen über Mitgliedschaften in Vielreisenden Programmen enthalten. All diese wichtigen Informationen werden automatisch bei jeder Buchung von cytric berücksichtigt. |
| • | Der Travel Arranger tätigt nun Reservierungen nicht länger über das Telefon, sondern wickelt diese direkt über cytric ab. Mit dem Travel Arranger Dashboard™ sind die Profile und Reservierungsdaten jedes zugeordneten Reisenden zur sofortigen Nutzung verfügbar. Alle aktuellen Reservierungen werden genau für nötige Änderungen und Stornierungen angezeigt. |
| • | Der Travel Manager nutzt das Travel Management System in cytric mit mehr als 1.400 Einstellungsmöglichkeiten zur Definition der Reiserichtlinien, meist mit unterschiedlichen Travel Policy Gruppen, unterschiedlichen Genehmigungsverfahren, verschiedenen Präferenzen je Fluggesellschaft, Hotel und Mietwagen (generell oder bis hin zur Spezifizierung auf Städteebene) und vieles mehr. Der Reisende und der Travel Arranger nutzen das System um Buchungen zu tätigen. Dabei werden sie automatisch durch die Einstellungen, die der Travel Manager bereits im Travel Management System vorgenommen hat, geführt. Dadurch erfolgen alle Buchungen gemäß der Reiserichtlinie und beinhalten die präferierten Leistungsträger, die der Travel Manager definiert hat. Mit anderen Worten: Der Travel Manager hat ein leistungsstarkes System zur Sicherstellung der Einhaltung der Reiserichtlinien und, was ebenso wichtig ist, zur Steuerung des Reisevolumens auf die Anbieter, mit denen spezielle Firmenraten ausgehandelt wurden. Durch die Reporting Funktionalitäten wird cytric für die Verhandlung mit Anbietern sehr wichtig. Der Travel Manager kann mithilfe von cytric beweisen, welches Volumen den präferierten Anbietern zugesteuert wird. Dies kann einfach durch die Nutzung der TMS Einstellungen wie “selected”, “excluded” oder “enforced” für Fluggesellschaften, Hotelketten oder Mietwagenanbietern erzielt werden. |
| • | Um alle Vorteile für das Unternehmen mit dem „touch-free“ Fulfillment des Partner Reisebüros zu kombinieren, ist es wichtig, dass die Partner Reisebüroeinstellungen in cytric sorgfältig vorgenommen werden. Dort definiert der Reisebüromitarbeiter die Einstellungen für Perfect PNR™, über die alle internen Anforderungen (z. B. MIS Reporting) angepasst werden. Die Einstellungen für das Fee Based Pricing erlauben dem Partner Reisebüro sein Preismodell genau den Unternehmen darzustellen: Sei es eine besondere Service Fee für die Bearbeitung von Low Fare Airlines oder eine allgemeine Transaktionsgebühr pro Buchung – all das kann individuell in cytric angepasst werden und alle Preise inklusive den Partner Reisebüro-Gebühren können den Benutzern optional angezeigt werden. |
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